Есть три способа, по которым люди пытаются записывать возмещаемые расходы в QuickBooks, но только два из них должны использоваться. Ниже приведены конкретные сведения о каждом из них с идеями, которые вы должны использовать.
Метод 1 — Метод учетной записи Expense / Expense Account: При записи расходов, понесенных для клиента, щелкните вкладку «Расходы» из «Записи проверки» или Войдите в экран счетов. Выберите соответствующую учетную запись расхода, выберите подходящего клиента и не проверяйте столбец с надписью счета-фактуры над ним (также обозначенным «Billable» в более поздних версиях QuickBooks). Сохраните транзакцию. Теперь вы можете создать счет-фактуру для клиента и удалить транзакцию в счет-фактуру после нажатия кнопки «Время / затраты».
За кулисами Подробности этого метода: Используя этот метод, учетная запись расходов зачисляется при создании счета для клиента. Это снижает счет расходов, а не увеличивает счет продаж / дохода. Если пользователи этого хотят — если пользователи не хотят, чтобы возмещаемый расход записывался как доход, то этот метод должен использоваться.
Метод 2 — Метод счета затрат / стоимости счета: Как и в методе 1, нажмите Вкладка «Расходы» на экране «Проверка записи» или «Ввод векселей» при вводе расхода для клиента. Вместо выбора учетной записи расхода выберите учетную запись COGS. Затем выберите подходящего клиента. В отличие от метода 1, обратите внимание, что столбец по правой стороне не может быть проверен.
За кулисами Подробности этого метода: Он создает несчетные «Невыполненные затраты». Они будут отображаться в отчете «Невыполненные затраты», но при нажатии кнопки «Время / затраты» на экране «Счет-фактура» они не отображаются в этом окне. Другими словами, они останутся навсегда в отчете о невыполненных расходах и никогда не могут быть занесены в счет клиента. Из-за этого этот метод никогда не должен использоваться ни при каких обстоятельствах. Если необходимо отправить сообщение в учетную запись COGS, следуйте методу 3.
Способ 3 — Метод вкладки «Элементы»: Перейдите в список «Элементы» и создайте новый элемент «Другое задание». Нажмите поле, в котором говорится: «Этот элемент используется в сборках или является возмещаемой стоимостью». Это настраивает элемент, чтобы его можно было эффективно использовать на экране «Проверка записей / Ввод счетов», и на экране «Счет-фактура». Заполните элемент нужной учетной записью COGS в левой руке, а также нужную учетную запись дохода в правой руке. Заполните другую информацию по мере необходимости.
Затем, при написании чеков или вводе векселей для возмещения расходов, вместо использования вкладки «Расходы» перейдите на вкладку «Элементы» и выберите только что созданный элемент. Заполните правильную сумму и не ставьте галочку в столбце с правой стороны. Сохраните транзакцию.
При выставлении счетов клиенту нажмите кнопку «Время / затраты», и появится элемент, использованный выше. Выберите его, и QB помещает его в счет клиента. Сохраните транзакцию.
За кулисами. Подробные сведения об этом методе: При использовании элемента на экранах «Запись чеков», «Ввод векселей» или «Ввод кредитных карт» сумма будет размещаться в зависимости от того, какая учетная запись COGS была выбрана, когда настройка элемента. При использовании элемента на экране «Счет-фактура» или «Расходы на продажу» сумма будет размещаться в зависимости от того, какая учетная запись дохода была выбрана при настройке элемента.
Это метод, который следует использовать, если вы берете разметку о возмещении. Он добавляет возмещение клиента к доходу и является единственным методом, позволяющим определять валовую прибыль без создания неснижаемых «Невыполненных затрат».
Этот метод может быть затруднен, потому что требуется некоторое представление о том, чтобы установить Item правильно. На экране «Редактировать элемент» необходимо уделять особое внимание назначению правильной учетной записи COGS на стороне «Информация о покупке», а также правильной учетной записи «Продажа / выручка» на странице «Информация о продажах».
Другая причина, по которой этот метод может быть сложно, так это то, что ваша компания может захотеть публиковать на различных счетах доходов и COGS различные транзакции возмещения. Если это так, тогда необходимо будет установить отдельные элементы, каждый из которых будет настроен в соответствии с учетными записями, которые им нужно отправить.
Заключительные мысли
Большинство людей, вероятно, будут следовать методу 1, но некоторые из них захотят следовать методу 3. Если вам нужна дополнительная помощь для решения, обратитесь за консультацией к специалисту по местному учету.
